仕事で毎回悩みがちな「日程調整メール」。
「失礼な表現になっていないかな…」
「もっと簡潔に書けないかな…」
「候補日の出し方ってこれで合ってる？」
そんなふうに、メールを作るたびに時間を使っている人はかなり多いです。
特に最近は、ChatGPTを使って仕事を効率化したい人が増えており、
「日程調整メールをAIで作りたい」
「そのままコピペで使えるプロンプトが欲しい」
という需要も急増しています。
そこでこの記事では、
- 打ち合わせ日程調整
- 候補日提示メール
- リスケメール
- オンライン会議調整
- 面接日程調整
- 参加可否確認メール
など、仕事でそのまま使える「日程調整メール用プロンプト」をまとめました。
すべてChatGPT対応で、コピペして使える形になっています。
さらに、
- 失礼にならない書き方
- 時短できる使い方
- 自然なビジネス文章にするコツ
もあわせて解説しています。
「毎回メール文を考えるのが面倒…」という人は、かなり作業が楽になるはずです。
打ち合わせ日程調整プロンプト
あなたはビジネスメール作成のプロです。
以下の条件で、丁寧かつ自然な「打ち合わせ日程調整メール」を作成してください。
【相手】
{{相手の会社名・名前}}【目的】
{{打ち合わせ内容}}【候補日】
{{候補日時}}【希望】
・丁寧
・硬すぎない
・ビジネス向け
・読みやすい文章件名も作成してください。
候補日提示メールプロンプト
あなたは仕事で使うメール作成アシスタントです。
以下の情報をもとに、候補日を提示するメールを作成してください。
【相手】
{{相手名}}【候補日】
{{候補日時を3〜5個}}【用途】
{{会議・面談・商談など}}【条件】
・見やすい箇条書き
・丁寧
・簡潔
・相手が返信しやすい構成件名も作成してください。
日程変更依頼プロンプト
「急な予定変更でも印象を悪くしない」が重要です。
あなたはビジネスメールの専門家です。以下の条件で「日程変更依頼メール」を作成してください。
【変更前の日程】
{{元の日程}}【変更理由】
{{理由}}【変更後候補】
{{新しい候補日時}}【相手との関係】
{{取引先・上司・顧客など}}【希望】
・失礼にならない
・謝罪を自然に含める
・簡潔
・相手に配慮した文章件名も作成してください。
オンライン会議調整プロンプト
あなたはオンライン会議用メール作成アシスタントです。
以下の条件で「オンライン会議の日程調整メール」を作成してください。
【会議内容】
{{内容}}【使用ツール】
{{Zoom・Google Meet・Teamsなど}}【候補日時】
{{日時}}【相手】
{{相手情報}}【条件】
・ビジネス向け
・わかりやすい
・参加しやすい印象
・URL送付予定も自然に記載件名付きで作成してください。
リスケメールプロンプト
あなたは社会人向けメール作成AIです。
以下の条件で「リスケメール（予定再調整メール）」を作成してください。
【元の日程】
{{元の日程}}【理由】
{{理由}}【新候補】
{{候補日時}}【条件】
・誠実
・謝罪を含める
・相手に負担感を与えない
・自然なビジネス文章件名も作成してください。
急な予定変更メールプロンプト
あなたはビジネスメールの作成が得意なAIです。
急な予定変更をお願いするメールを作成してください。
【変更内容】
{{変更内容}}【理由】
{{理由}}【新しい予定】
{{新日程}}【相手】
{{相手との関係}}【希望】
・焦っている印象を出しすぎない
・誠意を感じる
・短く読みやすい
・丁寧件名付きでお願いします。
会食日程調整プロンプト
あなたは丁寧なビジネスメールを書く秘書です。
以下の条件で「会食の日程調整メール」を作成してください。
【相手】
{{相手名}}【目的】
{{会食理由}}【候補日】
{{候補日時}}【条件】
・堅苦しすぎない
・上品
・自然な文章
・ビジネスマナーを意識件名も作成してください。
面接日程調整プロンプト
あなたは採用メール作成のプロです。
以下の条件で「面接日程調整メール」を作成してください。
【応募者名】
{{名前}}【面接形式】
{{対面・オンライン}}【候補日】
{{候補日時}}【会社名】
{{会社名}}【条件】
・丁寧
・安心感がある
・分かりやすい
・返信しやすい件名付きで作成してください。
参加可否確認メールプロンプト
あなたはイベント運営向けメール作成AIです。
以下の条件で「参加可否確認メール」を作成してください。
【イベント名】
{{イベント名}}【日時】
{{日時}}【確認したい内容】
{{参加・欠席など}}【相手】
{{相手情報}}【条件】
・返信しやすい
・丁寧
・簡潔
・圧迫感を与えない件名も作成してください。
スケジュール再確認メールプロンプト
あなたはビジネスメール作成の専門家です。
以下の条件で「スケジュール再確認メール」を作成してください。
【予定内容】
{{内容}}【日時】
{{日時}}【場所・URL】
{{場所}}【相手】
{{相手名}}【条件】
・確認目的が自然
・失礼にならない
・簡潔
・読みやすい件名付きで作成してください。
日程調整メール用プロンプトの使い方
ChatGPTで日程調整メールを作る時は、
「何をお願いしたいのか」と「相手との関係」を具体的に入れるのがコツです。
プロンプトをそのまま貼るだけでも使えますが、
{{ }} の部分を埋めると、一気に自然な文章になります。
基本的な使い方
使い方はとても簡単です。
- プロンプトをコピー
{{ }}の部分を書き換える- ChatGPTに貼り付ける
- 完成したメールを確認して送る
例えばこのプロンプトなら…
【相手】
{{相手の会社名・名前}}
【候補日】
{{候補日時}}
この部分を実際の内容に変更します。
実際の入力例
入力する内容
【相手】
株式会社○○ 田中様
【候補日】
5月20日 14:00〜
5月21日 10:00〜
5月22日 16:00〜
ChatGPTが作るイメージ
すると、ChatGPTがこんな感じで文章を作ってくれます。
株式会社○○
田中様
お世話になっております。
お打ち合わせの日程につきまして、以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
・5月20日 14:00〜
・5月21日 10:00〜
・5月22日 16:00〜
ご都合の良い日時がございましたら、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
うまく使うコツ
相手との関係を書く
かなり重要です。
例えば、
- 取引先
- 上司
- 初対面
- 採用応募者
- 仲の良い顧客
これだけでも文章の雰囲気が変わります。
「短め」「丁寧め」を指定する
ChatGPTは指定しないと長文になりやすいです。
おすすめは、
・簡潔
・丁寧
・失礼にならない
この3つを入れること。
かなり実用的な文章になります。
さらに便利な使い方
① 急ぎ感を出したい
・急ぎであることを自然に伝える
を追加。
② 柔らかい印象にしたい
・親しみやすい文章
・硬すぎない
を追加。
③ 超短文にしたい
・3〜4文でまとめる
を追加すると時短向けになります。
よくある失敗
情報不足
悪い例。
日程調整メールを書いて
これだと内容が薄くなります。
候補日が曖昧
ChatGPTは具体的な日時があるほど精度が上がります。
例えば、
- 5月20日 午後
よりも、 - 5月20日 14:00〜16:00
の方が自然です。
