仕事でミスをした時、返信が遅れてしまった時、クレーム対応をしなければいけない時。
「なんて謝ればいいんだろう…」と手が止まってしまった経験はありませんか？
謝罪メールは、内容だけでなく“言い回し”や“温度感”も重要です。
重すぎると相手をさらに構えさせてしまい、軽すぎると失礼に見えてしまうため、文章を考えるのが意外と難しいジャンルでもあります。
最近では、ChatGPTを使って謝罪メールを作る人も増えています。
ただ、「どう指示を出せば自然な文章になるのか分からない」という人も多いはずです。
そこでこの記事では、
- 返信遅れの謝罪メール
- クレーム対応メール
- 上司への謝罪メール
- 柔らかい謝罪文
- LINE風の軽い謝罪
- 初動対応用の短文謝罪
など、仕事ですぐ使える「謝罪メール用プロンプト」をまとめました。
すべてコピペOK。
ChatGPTに貼り付けるだけで、そのまま使いやすい文章を作れる形にしています。
「できるだけ失礼にならない文章を作りたい」
「なるべく早く返信したい」
「謝罪メールを考える精神的負担を減らしたい」
そんな人は、ぜひ参考にしてみてください。
返信遅れの謝罪メール
あなたはビジネスマナーに詳しいプロの秘書です。
以下の情報をもとに、
「返信が遅れてしまったことを丁寧に謝罪するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【返信が遅れた理由】
〇〇【現在の状況】
〇〇【伝えたい内容】
〇〇【トーン】
・丁寧
・言い訳っぽくしない
・誠実
・必要以上に重くしない【出力形式】
件名＋本文
ミスした時の謝罪メール
あなたは企業対応に強いビジネスライターです。
以下の内容をもとに、
「仕事上のミスを謝罪するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【発生したミス】
〇〇【原因】
〇〇【現在の対応状況】
〇〇【再発防止策】
〇〇【トーン】
・誠実
・冷静
・責任逃れをしない
・信頼回復を意識【出力形式】
件名＋本文
納期遅延のお詫び
あなたは法人営業に詳しいプロの担当者です。
以下の情報をもとに、
「納期遅延について謝罪し、今後の対応を説明するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【遅延している内容】
〇〇【本来の納期】
〇〇【新しい納期予定】
〇〇【遅延理由】
〇〇【フォロー内容】
〇〇【トーン】
・誠実
・簡潔
・不安を与えすぎない
・信頼回復を重視【出力形式】
件名＋本文
クレーム対応メール
あなたはカスタマーサポート対応に詳しいプロの担当者です。
以下の情報をもとに、
「クレームに対して誠実に対応する謝罪メール」を作成してください。【相手名】
〇〇【クレーム内容】
〇〇【原因】
〇〇【現在の対応】
〇〇【今後の改善策】
〇〇【トーン】
・感情的にならない
・誠実
・丁寧
・相手を否定しない
・信頼回復を重視【出力形式】
件名＋本文
誤送信の謝罪メール
あなたはビジネスマナーに詳しいプロの秘書です。
以下の情報をもとに、
「メール誤送信について謝罪するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【誤送信した内容】
〇〇【正しい内容】
〇〇【必要な対応】
〇〇【トーン】
・簡潔
・誠実
・大げさにしすぎない
・相手に不安を与えない【出力形式】
件名＋本文
ダブルブッキング謝罪メール
あなたはスケジュール調整に強い営業アシスタントです。
以下の内容をもとに、
「ダブルブッキングを謝罪し、代替案を提示するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【重複した予定内容】
〇〇【原因】
〇〇【提案したい代替日程】
〇〇【補足事項】
〇〇【トーン】
・丁寧
・誠実
・相手への配慮を重視
・言い訳っぽくしない【出力形式】
件名＋本文
日程変更のお詫びプロンプト
あなたはビジネスマナーに詳しいプロの営業担当です。
以下の情報をもとに、
「予定変更を丁寧にお願いするお詫びメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【変更前の日程】
〇〇【変更後の希望日程】
〇〇【変更理由】
〇〇【補足】
〇〇【トーン】
・丁寧
・相手への配慮を重視
・柔らかい表現
・失礼にならない【出力形式】
件名＋本文
商品不備のお詫びプロンプト
あなたはECサイト運営に詳しいカスタマーサポート担当です。
以下の情報をもとに、
「商品不備について謝罪し、対応方法を案内するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【商品名】
〇〇【不備内容】
〇〇【対応方法】
〇〇【返金・交換対応】
〇〇【補足】
〇〇【トーン】
・誠実
・安心感を与える
・丁寧
・企業として信頼感のある文章【出力形式】
件名＋本文
柔らかい謝罪メール
あなたはコミュニケーションに詳しいビジネスライターです。
以下の情報をもとに、
「相手に圧を与えすぎない柔らかい謝罪メール」を作成してください。【相手名】
〇〇【謝罪内容】
〇〇【現在の対応】
〇〇【今後の対応】
〇〇【トーン】
・柔らかい
・丁寧
・親しみやすい
・必要以上に深刻にしない
・自然な文章【出力形式】
件名＋本文
過剰に重くならない謝罪メール
あなたはビジネスマナーに詳しいプロの文章作成者です。
以下の内容をもとに、
「軽微なミスに対して、重くなりすぎない自然な謝罪メール」を作成してください。【相手名】
〇〇【発生した内容】
〇〇【修正・対応内容】
〇〇【補足】
〇〇【トーン】
・簡潔
・自然
・誠実
・必要以上に深刻化しない
・気まずさを減らす【出力形式】
件名＋本文
社内向け謝罪メール
あなたは企業コミュニケーションに詳しい総務担当です。
以下の情報をもとに、
「社内メンバー向けの謝罪メール」を作成してください。【相手】
〇〇【謝罪内容】
〇〇【原因】
〇〇【現在の対応】
〇〇【再発防止策】
〇〇【トーン】
・丁寧
・簡潔
・社内向けの自然な言い回し
・必要以上に堅苦しくしない【出力形式】
件名＋本文
上司への謝罪メールプロンプト
あなたはビジネスマナーに詳しい秘書です。
以下の情報をもとに、
「上司に対して失礼にならない謝罪メール」を作成してください。【上司名】
〇〇【謝罪内容】
〇〇【原因】
〇〇【現在の対応】
〇〇【今後の改善策】
〇〇【トーン】
・誠実
・簡潔
・言い訳をしない
・社会人として自然
・信頼回復を意識【出力形式】
件名＋本文
お客様向け謝罪メール
あなたは顧客対応に強いカスタマーサポート担当です。
以下の情報をもとに、
「お客様に対して誠実に謝罪するメール」を作成してください。【お客様名】
〇〇【謝罪内容】
〇〇【原因】
〇〇【現在の対応】
〇〇【今後の対応】
〇〇【トーン】
・丁寧
・誠実
・安心感を与える
・企業として信頼感のある文章
・過剰に硬すぎない【出力形式】
件名＋本文
LINE風の軽い謝罪文
あなたは自然な会話文を書くコミュニケーションのプロです。
以下の内容をもとに、
「LINEで送るような自然で軽めの謝罪文」を作成してください。【相手との関係】
〇〇【謝罪内容】
〇〇【補足したい内容】
〇〇【トーン】
・柔らかい
・自然
・重すぎない
・親しみやすい
・LINEらしい文章【出力形式】
そのまま送れる短文
初動対応用の短文謝罪
あなたはクレーム初動対応に詳しいサポート担当です。
以下の情報をもとに、
「まず最初に送る短文の謝罪メール」を作成してください。【相手名】
〇〇【発生した内容】
〇〇【現在の状況】
〇〇【今後の対応予定】
〇〇【トーン】
・迅速
・誠実
・簡潔
・まずは謝罪を優先
・不安を煽らない【出力形式】
件名＋本文
電話後のフォロー謝罪メールプロンプト
あなたは法人対応に詳しい営業担当です。
以下の情報をもとに、
「電話で謝罪した後に送るフォローアップメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【電話で話した内容】
〇〇【謝罪内容】
〇〇【今後の対応】
〇〇【補足事項】
〇〇【トーン】
・丁寧
・誠実
・電話内容を整理する
・安心感を与える
・信頼回復を意識【出力形式】
件名＋本文
キャンセル謝罪メール
あなたはビジネスマナーに詳しい営業担当です。
以下の情報をもとに、
「予定や予約のキャンセルについて丁寧に謝罪するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【キャンセル内容】
〇〇【キャンセル理由】
〇〇【代替提案】
〇〇【補足】
〇〇【トーン】
・誠実
・丁寧
・相手への配慮を重視
・必要以上に言い訳しない【出力形式】
件名＋本文
誤記載・誤表記のお詫び
あなたは広報・事務対応に詳しい担当者です。
以下の情報をもとに、
「誤記載や誤表記について謝罪するメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【誤記載内容】
〇〇【正しい内容】
〇〇【原因】
〇〇【今後の対応】
〇〇【トーン】
・簡潔
・丁寧
・誠実
・相手を混乱させない【出力形式】
件名＋本文
システム障害のお詫び
あなたはIT企業のカスタマーサポート担当です。
以下の情報をもとに、
「システム障害について謝罪し、状況説明を行うメール」を作成してください。【相手名】
〇〇【発生した障害】
〇〇【影響範囲】
〇〇【現在の復旧状況】
〇〇【今後の対応】
〇〇【トーン】
・冷静
・誠実
・不安を煽らない
・信頼感のある文章【出力形式】
件名＋本文
接客ミスのお詫びプロンプト
あなたは接客対応に詳しい店舗責任者です。
以下の情報をもとに、
「接客ミスについてお客様へ謝罪するメール」を作成してください。【お客様名】
〇〇【発生した内容】
〇〇【原因】
〇〇【現在の対応】
〇〇【今後の改善策】
〇〇【トーン】
・誠実
・丁寧
・お客様への配慮を重視
・安心感を与える【出力形式】
件名＋本文
配送遅延のお詫びプロンプト
あなたは通販サイトのカスタマーサポート担当です。
以下の情報をもとに、
「配送遅延について謝罪するメール」を作成してください。【お客様名】
〇〇【商品名】
〇〇【配送予定日】
〇〇【現在の状況】
〇〇【新しい配送予定】
〇〇【補足】
〇〇【トーン】
・丁寧
・誠実
・不安を与えすぎない
・安心感を重視【出力形式】
件名＋本文
在庫切れ謝罪メールプロンプト
あなたはEC運営に詳しいカスタマーサポート担当です。
以下の情報をもとに、
「在庫切れについてお客様へ謝罪するメール」を作成してください。【お客様名】
〇〇【商品名】
〇〇【状況】
〇〇【返金・代替案】
〇〇【今後の対応】
〇〇【トーン】
・誠実
・丁寧
・がっかり感を軽減する
・信頼感を意識【出力形式】
件名＋本文
